Privatlivspolitik for Foreningen Lokal Agenda 21 i Gladsaxe (LA21)

Dato for seneste godkendelse af dokumentet: 8. august 2019.

Dataansvar

LA21 behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan foreningen behandler personoplysninger for at sikre en fair, lovlig og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for databehandlingen er, at LA21 kun behandler personoplysninger til registrering af aktive i foreningen samt modtagere af nyhedsmails og kun behandler personoplysninger, der er relevante og nødvendige for foreningens virke.

Alle oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige for foreningens virke.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

LA21 er dataansvarlig og sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kim Christiansen
Adresse: Marienborg Allé 91C,
2860 Søborg

Telefonnr.: 22 77 69 87

Hjemmeside: ggglx.dk

Behandling af personoplysninger

Ved tilmelding til nyhedsmails registreres blot mailadresse samt navn (sidstnævnte benyttes til velkomstmail og anden nødvendig kommunikation).

LA21 behandler kun følgende almindelige personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• For bestyrelsesmedlemmer:
• Position i foreningens bestyrelse
• Kompetence og interesseoplysninger, der fastlægger indsatsområder for bestyrelsesmedlemmerne.

Samt antallet af deltageres aktiviteter i regi af foreningen, da dette er bestemmende for at blive opstillingsberettiget og opnå stemmeret til foreningens bestyrelse. Se venligst vedtægternes § 4 om stemmeberettigede og valgbare (aktive) medlemmer.

Efter eget ønske kan aktive i foreningen oplyse yderligere om deres personlige forhold til f.eks. dokumentation/reklame vedr. foreningens både aldersmæssige og baggrundsmæssige mangfoldighed.

Indsamling af oplysninger

LA21 får oplysningerne fra de aktive i foreningen selv.

Oplysningerne registreres først når en bruger ønsker at være aktiv i foreningen, og foreningen derfor har brug for kontaktoplysninger og registrering af fremmøde m.v.

Deltagere i foreningens fællesmøder og andre offentlige aktiviteter registreres kun med fornavn, evt. initialer, i referater og arbejdsdokumenter.

Hvis en bruger tilmelder sig til foreningens nyhedsbreve e.l., og herved afgiver de for formålet nødvendige personoplysninger, betragtes dette som et samtykke til at bruge oplysningerne til at opfylde det specifikke behov.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

LA21 i Gladsaxe behandler personoplysningerne i forbindelse med bestemte formål, når der er en lovlig grund i henhold til EU’s databeskyttelsesforordning artikel 6, stk. 1:

• Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål (artikel 6, stk.1 litra a).
• Det er nødvendigt for at opfylde en aftale med de aktive i foreningen (artikel 6, stk. 1, litra b).
• Det er nødvendigt for at efterkomme lovkrav, retsafgørelser eller pålagte samfundsopgaver (artikel 6, stk. 1, litra c-e).
• Det er nødvendigt for at leve op til foreningens vedtægter (artikel 6, stk. 1, litra f).

Formålene:

• Foreningens relation til aktive i foreningen, herunder udsendelse af dagsordener og referater
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af aktiviteter
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af bestilte varer og ydelser, f.eks. nyhedsbreve
• Administration af relationerne til foreningen

LA21 behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang foreningen behandler oplysninger om foreningens aktive eller andre brugere vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som f.eks.:

• Udøvelse af foreningens aktiviteter, herunder afholdelse af arrangementer og generalforsamling/årsmøde, fortælling om / reklame for foreningen.
• Håndtering af de aktives rettigheder i henhold til vedtægter m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af aftaler indgået frivilligt af de aktive i foreningen
• Udsendelse af nyhedsbreve m.v.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i en kortere periode efter udmeldelse af foreningen

• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

LA21’s behandling af personoplysninger baserer sig på bestemmelserne i EU’s databeskyttelsesforordning artikel 6, stk. 1, litra a-f.

Derfor indhentes kun samtykke, hvis det er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis LA21 indhenter samtykke, er det frivilligt, om brugeren vil give dette, og vedkommende kan til enhver tid trække det tilbage ved at give den dataansvarlige i LA21 besked om det.

Videregivelse af personoplysninger

LA21 videregiver kun personoplysninger hvis der ligger et lovligt myndighedskrav bag, eller for at muliggøre foreningens daglige funktioner, f.eks. transport mellem adresser eller for at varetage nødvendig kommunikation.

For bestyrelsens medlemmer gælder: Af hensyn til kontaktmuligheder anføres bestyrelsesmedlemmernes navne, foreningsposition (formand, næstformand etc.), adresser og tlf. nr. på foreningens hjemmeside.

For interessegruppernes kontaktpersoner gælder: de fremgår med navn og telefonnummer af beskrivelsen vedr. grupperne på foreningens hjemmeside, i folderen for foreningen og på posters i grønt IDÉcenter m.v. samt på andet informationsmateriale, som de aktive grupper selv vælger at publicere.

For andre aktive i foreningen gælder: Til brug ved arrangementer etc. kan der distribueres lister over de deltagendes navne og tlf. numre for at muliggøre nødvendig løbende kontakt under arrangementer etc.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

De indsamlede personoplysninger opbevares og vedligeholdes på en computer beskyttet med adgangskode.

Persondata kan kopieres til en privat computer med henblik på udsendelse af nyhedsbreve etc.

Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for ophør af aktivitet i foreningen

Medlemmers og brugeres rettigheder

LA21’s aktive og øvrige brugere har en række særlige rettigheder efter EU’s databeskyttelsesforordning, når foreningen behandler personoplysninger:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Den aktive i foreningen, og dens øvrige brugere, kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod LA21’s behandling, ved at henvende sig til den dataansvarlige i foreningen. Kontaktoplysninger findes øverst i dette dokument.

Hvis en af de aktive i foreningen f.eks. henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøger LA21, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Der kan altid indgives en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

LA21 forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik efter behov. Ved ændringer godkendes dokumentet af foreningens bestyrelse, meddeles foreningens aktive på førstkommende fællesmøde og datoen øverst i privatlivspolitikken opdateres. Godkendelsen vil fremgå af referaterne af det relevante bestyrelses- og fællesmøde. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmerne modtage meddelelse herom.

Ikrafttrædelse og medlemmernes accept

Foreningens politikker for persondata (Privatlivspolitikken) og brug af cookies træder i kraft ved bestyrelsens godkendelse.

Alle aktive bekræfter, enten ved mail eller ved at underskrive en kopi af privatlivspolitikken, at de er bekendt med politikkernes eksistens, og at de godkender at foreningen håndterer deres persondata i overensstemmelse hermed.